《公务电子邮件归档管理规则》执行标准号

“公务电子邮件归档管理规则”的标准号是：DA/T 32-2021

DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》由国家档案局于2021-05-26发布，并于2021-10-01实施。

该标准的起草单位为深圳市档案馆、交通银行股份有限公司、国家档案局经济科技档案业务指导司；起草人是黄俊琳、姜延溪、蔡盈芳、沈明智、车昊珈、周骅、付晓莉、邹彬、曾宁、张相、张晶晶、袁瑞、杨国柱  。

“公务电子邮件归档管理规则”介绍

公务电子邮件归档管理规则是确保官方沟通记录得以适当保存和维护的一套规范。这些规则涉及电子邮件在整个生命周期内的处理过程，从生成到传输、接收以及最终的存储。归档规则通常包含明确的标准和程序，指导公务人员识别需要长期保留的电子邮件，并将它们转移到安全、可靠的电子档案库中。通过这种方式，机构能够确保重要信息不丢失或损坏，同时满足法律法规对于文件保存的要求，便于今后审计或历史研究之用。

在执行这些归档管理规则时，通常要求公务人员对电子邮件内容进行定期评估，区分哪些是临时的通讯，哪些则含有决策性的信息，必须被保留。归档过程还要考虑到信息的隐私和安全问题，避免敏感数据泄露给未授权的人员。为了提高检索效率，还需要对归档邮件实施有效的分类和元数据标记。这些管理措施的实施，有助于提高公共机构的透明度和责任感，同时也为公众提供更好的服务，因为它们可以更快地响应信息查询和公开请求。