GB/T 41207-2021《信息与文献 文件（档案）管理体系 实施指南》

GB/T 41207-2021《信息与文献 文件（档案）管理体系 实施指南》基本信息

标准号：GB/T 41207-2021

中文名称：《信息与文献 文件（档案）管理体系 实施指南》

发布日期：2021-12-31    

实施日期：2022-07-01

发布部门：国家市场监督管理总局  国家标准化管理委员会    

提出单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

起草单位：中国人民大学、国家档案局、天津师范大学、中国科学技术信息研究所、山东省计算中心(国家超级计算济南中心)、高地知库(北京)信息咨询有限公司、中电科大数据研究院有限公司、郑州航富数波科技有限公司、上海信联信息发展股份有限公司等

起草人：安小米、白文琳、聂曼影、加小双、刘春燕、蔡盈芳、钱恒、孙舒扬、王金祥、张大鹏、何芮、杨安荣、庞玲玲、胡菊芳、程序、连樟文    

中国标准分类号：A14图书馆、档案、文献与情报工作

国际标准分类号：01.140.20信息学

GB/T 41207-2021《信息与文献 文件（档案）管理体系 实施指南》介绍

国家市场监督管理总局和国家标准化管理委员会联合发布了国家标准GB/T 41207-2021《信息与文献 文件（档案）管理体系 实施指南》（以下简称“该标准”）自。2022年7月1日的正式实施。

一、标准内容详解

1、范围和应用

该标准适用于所有类型的组织，无论是公共机构还是私营企业。它涵盖了文件（档案）管理的全过程，包括文件的创建、存储、维护、检索和销毁。

2、管理职责

标准明确了组织内部各级管理人员在文件（档案）管理体系中的职责。这包括但不限于文件的审批、分类、保管和保密等。

3、文件控制

文件控制是该标准的核心内容之一。它规定了文件的创建、审批、发布、更新和废止等环节的管理要求，确保文件的准确性和一致性。

4、信息安全

信息安全是现代文件（档案）管理体系中不可忽视的一环。该标准提出了一系列信息安全措施，包括物理安全、技术安全和人员安全等方面，以保护信息不被未经授权的访问、泄露或破坏。

5、审计和评估

为了确保文件（档案）管理体系的有效性，该标准要求组织定期进行内部审计和评估。这有助于及时发现问题并采取改进措施。

二、实施指南

1、制定实施计划

组织应根据该标准的要求，制定详细的实施计划。这包括确定实施目标、分解任务、分配资源和设定时间表等。

2、培训和宣传

为了确保标准的有效实施，组织需要对相关人员进行培训和宣传。这有助于提高员工对文件（档案）管理体系的认识和理解，增强其执行力。

3、监督和改进

在实施过程中，组织应建立监督机制，定期检查实施情况，并根据实际情况进行必要的调整和改进。

GB/T 41207-2021《信息与文献 文件（档案）管理体系 实施指南》的发布，为组织提供了一套全面的文件（档案）管理框架。通过遵循该标准，组织能够提高信息管理的效率和安全性，同时也能够更好地适应不断变化的市场需求和法律法规的要求。