DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》

DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》基本信息

标准号：DA/T 32-2021

中文名称：《公务电子邮件归档管理规则》

发布日期：2021-05-26    

实施日期：2021-10-01

发布部门：国家档案局    

提出单位：国家档案局    

归口单位：国家档案局    

起草单位：深圳市档案馆、交通银行股份有限公司、国家档案局经济科技档案业务指导司

起草人：黄俊琳、姜延溪、蔡盈芳、沈明智、车昊珈、周骅、付晓莉、邹彬、曾宁、张相、张晶晶、袁瑞、杨国柱    

中国标准分类号：A14图书馆、档案、文献与情报工作

国际标准分类号：01.140.20信息学

DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》介绍

国家档案局发布了《DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》》，自2021年10月1日起正式实施。

一、《规则》的主要内容

《规则》共分为七个章节，涵盖了公务电子邮件归档管理的各个方面，具体内容包括：

1、总则：明确了《规则》的适用范围、归档原则、归档职责等。

2、归档范围：规定了公务电子邮件的归档范围，包括但不限于公务往来、通知、公告、会议纪要等。

3、归档程序：详细阐述了公务电子邮件归档的具体流程，包括归档前的准备工作、归档时的整理、归档后的保管等。

4、归档要求：对公务电子邮件归档的质量、格式、存储等方面提出了具体要求。

5、归档期限：明确了公务电子邮件的归档期限，一般为5年，特殊情况可延长。

6、归档利用：规定了公务电子邮件归档后的使用范围、权限、保密等事项。

7、附则：对《规则》的解释、修订、实施等事项进行了说明。

二、《规则》的实施意义

《规则》的实施对于规范公务电子邮件的归档管理具有重要意义：

1、提高信息资源利用效率：通过规范归档流程，有助于提高公务电子邮件的检索效率，方便相关部门和人员快速获取所需信息。

2、保障信息安全：《规则》对公务电子邮件的存储、保密等方面提出了明确要求，有助于防止信息泄露，保障信息安全。

3、促进信息共享：《规则》明确了公务电子邮件归档后的利用权限，有助于促进信息资源的共享，提高工作效率。

4、规范管理行为：《规则》对公务电子邮件归档的职责、程序、要求等进行了明确规定，有助于规范相关部门和人员的工作行为，提高工作规范性。

《DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》》的发布和实施，对于规范公务电子邮件的归档管理，提高信息资源利用效率，保障信息安全等方面具有重要意义。