GB/T 34112-2022《信息与文献 文件（档案）管理体系 要求》

GB/T 34112-2022《信息与文献 文件（档案）管理体系 要求》基本信息

标准号：GB/T 34112-2022

中文名称：《信息与文献 文件（档案）管理体系 要求》

发布日期：2022-07-11    

实施日期：2023-02-01

发布部门：国家市场监督管理总局  国家标准化管理委员会    

提出单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

起草单位：中国人民大学、国家档案局、天津师范大学、高地知库(北京)信息咨询有限公司、中国科学技术信息研究所、山东省计算中心(国家超级计算济南中心)、中电科大数据研究院有限公司、郑州航富数波科技有限公司、上海信联信息发展股份有限公司等

起草人：安小米、白文琳、聂曼影、加小双、刘春燕、蔡盈芳、高永超、王金祥、张静、孙舒扬、杨安荣、何芮、庞玲玲、张大鹏、胡菊芳、程序、连樟文、钱大龙    

中国标准分类号：A14图书馆、档案、文献与情报工作

国际标准分类号：01.140.20信息学

GB/T 34112-2022《信息与文献 文件（档案）管理体系 要求》介绍

GB/T 34112-2022《信息与文献 文件（档案）管理体系 要求》是由国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会联合发布的国家标准。该标准旨在规范和指导文件（档案）管理体系的建立、实施、维护和改进，以提高文件（档案）管理的效率和质量。该标准将于2023年2月1日正式实施。

一、适用范围

该标准适用于各类组织，包括政府机关、企事业单位、社会团体等，以及所有涉及文件（档案）管理的部门和个人。无论是纸质文件还是电子文件，都应遵循该标准的要求进行管理。

二、主要内容

1、组织结构和职责

该标准规定了文件（档案）管理体系的组织结构和职责，明确了各级领导和相关部门的责任。组织应建立专门的文件（档案）管理机构，配备专业人员，并明确其职责和权限。

2、文件（档案）分类和归档

该标准要求组织对文件（档案）进行分类和归档，以便于管理和检索。组织应根据文件（档案）的性质、用途和保管期限等因素进行分类，并建立相应的归档制度。

3、文件（档案）保管和保护

该标准规定了文件（档案）的保管和保护要求，包括保管环境、保管设施、安全措施等。组织应采取适当的措施，确保文件（档案）的安全和完整。

4、文件（档案）利用和开发

该标准鼓励组织充分利用和开发文件（档案）资源，提高文件（档案）的价值。组织应建立文件（档案）利用和开发制度，明确利用和开发的范围、方式和程序。

5、文件（档案）鉴定和销毁

该标准规定了文件（档案）鉴定和销毁的要求和程序。组织应定期对文件（档案）进行鉴定，确定其保管期限和价值，并按照规定的程序进行销毁。

6、文件（档案）信息化管理

该标准强调了文件（档案）信息化管理的重要性，要求组织建立电子文件管理系统，实现文件（档案）的数字化、网络化和智能化管理。

三、实施要求

1、培训和宣传

组织应加强对GB/T 34112-2022标准的培训和宣传，提高全体员工的文件（档案）管理意识和能力。

2、制定实施计划

组织应根据GB/T 34112-2022标准的要求，制定详细的实施计划，明确时间表、责任人和资源配置。

3、建立监督和评价机制

组织应建立文件（档案）管理体系的监督和评价机制，定期进行检查和评估，及时发现和解决管理中的问题。

4、持续改进

组织应根据文件（档案）管理体系的运行情况，不断完善和改进管理体系，提高管理水平和效果。

GB/T 34112-2022《信息与文献 文件（档案）管理体系 要求》的发布和实施，对于规范和提高我国文件（档案）管理水平具有重要意义。