GB/T 26163.1-2010《信息与文献　文件管理过程　文件元数据　第1部分：原则》

GB/T 26163.1-2010《信息与文献　文件管理过程　文件元数据　第1部分：原则》基本信息

标准号：GB/T 26163.1-2010

中文名称：《信息与文献　文件管理过程　文件元数据　第1部分：原则》

发布日期：2011-01-14    

实施日期：2011-06-01

发布部门：中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会    

提出单位：国家档案局    

归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)    

起草单位：国家档案局、天津市档案局、安徽省档案局、江西省档案局、深圳市档案局、南京政治学院上海分院

起草人：王良城、张正强、王岚、黄玉明、方昀、毛海帆、方燕、杜梅、王红敏、刘峰、张淑霞、程妍妍、丁德胜    

中国标准分类号：L76文本准备与交换

国际标准分类号：35.240.20信息技术在办公中的应用

GB/T 26163.1-2010《信息与文献　文件管理过程　文件元数据　第1部分：原则》介绍

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局与中国国家标准化管理委员会联合发布了《信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分：原则》（GB/T 26163.1-2010）。该标准于2011年1月14日发布，并于同年6月1日正式实施。

一、目的

GB/T 26163.1-2010的主要目的是为文件管理过程中的文件元数据提供一套统一的管理和应用原则。通过这些原则，可以确保文件元数据的一致性和可互操作性，从而提高信息资源的管理和利用效率。

二、适用范围

该标准适用于所有需要对文件进行管理的组织和个人，包括但不限于政府部门、企业、教育机构和研究机构。它为文件元数据的创建、维护、共享和交换提供了标准化的指导。

三、文件元数据定义与重要性

1、定义

文件元数据是指描述文件属性的信息，如文件的创建者、创建日期、文件类型、文件大小等。这些信息有助于理解文件的内容、来源和使用方式。

2、重要性

文件元数据对于文件的管理、检索和共享至关重要。它不仅能够帮助用户快速找到所需文件，还能确保文件在不同系统和平台之间的兼容性和互操作性。

四、标准内容详解

1、元数据的创建原则

GB/T 26163.1-2010规定了文件元数据的创建应遵循的原则，包括准确性、完整性、一致性和可访问性。这些原则确保了元数据的质量和可用性。

2、元数据的管理原则

标准还涉及了文件元数据的管理原则，包括定期更新、维护和审计。这些管理措施有助于保持元数据的时效性和准确性。

3、元数据的共享与交换原则

为了促进信息资源的共享和交换，标准提出了元数据共享与交换的原则。这包括了元数据的标准化格式、兼容性和互操作性要求。

五、实施建议

1、培训与教育

组织应定期对员工进行关于标准内容的培训和教育，确保他们理解和掌握文件元数据的创建和管理原则。

2、系统与工具的选择

选择适合的文件管理系统和工具，以支持元数据的创建、管理和共享。这些系统和工具应符合GB/T 26163.1-2010的要求。

3、持续改进

组织应定期评估文件管理过程的效率和效果，根据评估结果进行必要的改进，以提高信息资源的管理水平。

GB/T 26163.1-2010《信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分：原则》为文件管理过程提供了一套标准化的指导原则，有助于提高文件元数据的质量和可用性。