GB/Z 32002-2015《信息与文献 文件管理工作过程分析》

GB/Z 32002-2015《信息与文献  文件管理工作过程分析》基本信息

标准号：GB/Z 32002-2015

中文名称：《信息与文献  文件管理工作过程分析》

发布日期：2015-09-11    

实施日期：2016-04-01

发布部门：中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会    

提出单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)    

归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

起草单位：中国人民大学信息资源管理学院、国家档案局。

起草人：安小米、杜梅、张正强、王红敏、刘春燕、张楠、李国华、朱莉、孙舒扬、朱叶吉、白文琳、丁徳胜、钟文睿。    

中国标准分类号：A14图书馆、档案、文献与情报工作

国际标准分类号：01.140.20信息学

GB/Z 32002-2015《信息与文献  文件管理工作过程分析》介绍

GB/Z 32002-2015《信息与文献 文件管理工作过程分析》是中国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2015年9月11日发布的一项国家标准。

一、标准适用范围

GB/Z 32002-2015《信息与文献 文件管理工作过程分析》适用于各类组织和个人在文件管理工作中的实践，包括但不限于政府部门、企事业单位、社会团体、教育机构等。标准涵盖了文件的收集、整理、存储、保护、检索、传递、利用、销毁等各个环节，为文件管理工作提供了全面、系统的指导。

二、文件管理工作过程分析

1、收集

收集是文件管理工作的第一步，要求组织或个人对各类文件进行系统的搜集。标准规定了收集的基本原则，包括全面性、及时性、准确性等，并提出了具体的收集方法和技巧。

2、整理

整理是对收集到的文件进行分类、排序、编号等处理，以便于文件的存储和检索。标准对整理的原则和方法进行了详细规定，包括文件分类的依据、排序规则、编号方法等。

3、存储

存储是文件管理工作的重要组成部分，要求对文件进行妥善保存，以保证文件的安全和完整。标准对存储的环境、设备、方式等提出了具体要求，并强调了文件的保密性。

4、保护

保护是为了确保文件的安全、完整和可用性，采取的一系列措施。标准对文件的物理保护、技术保护、安全管理等方面进行了规定，以降低文件丢失、损坏、泄露等风险。

5、检索

检索是文件管理工作中的关键环节，要求快速、准确地找到所需文件。标准对检索的方法、工具、技巧等进行了详细阐述，并提出了提高检索效率的建议。

6、传递

传递是文件在组织内部或组织之间进行的流通和交流。标准对文件传递的方式、流程、时间等进行了规定，以保证文件传递的顺畅和高效。

7、利用

利用是文件价值的体现，要求对文件进行有效的开发和应用。标准对文件利用的原则、方法、效果评估等进行了规定，以提高文件的利用价值。

8、销毁

销毁是对不再需要或已经过时的文件进行的处理。标准对销毁的原则、方法、程序等进行了规定，以确保文件销毁的合规性和安全性。

三、标准实施的意义

GB/Z 32002-2015《信息与文献 文件管理工作过程分析》的实施，对于提高我国文件管理水平具有重要意义。它有助于规范文件管理工作，提高文件管理的效率和质量；它有助于保障文件的安全、完整和可用性，降低文件丢失、损坏、泄露等风险；它有助于提高文件的利用价值，促进文件资源的开发和应用。