GB/T 34840.2-2017《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》

GB/T 34840.2-2017《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》基本信息

标准号：GB/T 34840.2-2017

中文名称：《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》

发布日期：2017-12-29    

实施日期：2018-04-01

发布部门：中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会    

提出单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

归口单位：全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)    

起草单位：中国人民解放军南京政治学院、中国人民大学信息资源管理学院、国家档案局、江西省档案局

起草人：张正强、毛海帆、钱毅、王健、郝晨辉、崔屏、刘语叶    

中国标准分类号：A14图书馆、档案、文献与情报工作

国际标准分类号：01.140.20信息学

GB/T 34840.2-2017《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》介绍

GB/T 34840.2-2017《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》是中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2017年12月29日发布的一项国家标准，于2018年4月1日正式实施。

一、文件管理原则

标准首先明确了文件管理的基本原则，包括：

1、文件的完整性：确保文件的完整性和一致性，防止文件的丢失、篡改或损坏。

2、文件的可用性：确保文件在需要时能够被及时获取和使用。

3、文件的安全性：保护文件的机密性和隐私性，防止未授权访问和泄露。

二、文件管理功能要求

标准详细规定了数字文件管理系统应具备的功能要求，包括：

1、文件创建：支持文件的创建、编辑和修改。

2、文件存储：提供安全可靠的文件存储环境，支持文件的备份和恢复。

3、文件检索：支持高效的文件检索和定位。

4、文件传输：支持文件的传输和共享，确保文件传输的安全性和完整性。

5、文件审批：支持文件的审批流程，确保文件的合规性。

三、文件管理流程

标准还规定了文件管理的流程，包括：

1、文件创建：明确文件创建的规范和要求。

2、文件审批：明确文件审批的流程和标准。

3、文件发布：明确文件发布的规范和要求。

4、文件归档：明确文件归档的规范和要求。

四、文件管理安全要求

标准对文件管理的安全性提出了明确要求，包括：

1、访问控制：对文件的访问进行严格的权限控制，防止未授权访问。

2、数据加密：对存储和传输的文件进行加密处理，防止数据泄露。

3、数据备份：定期对文件进行备份，防止数据丢失。

4、数据恢复：提供数据恢复机制，确保数据的完整性和可用性。

五、文件管理质量要求

标准还对文件管理的质量提出了要求，包括：

1、文件一致性：确保文件的一致性和完整性，防止文件的篡改或损坏。

2、文件可用性：确保文件在需要时能够被及时获取和使用。

3、文件合规性：确保文件的合规性，符合相关法律法规和标准要求。

GB/T 34840.2-2017《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》是一项重要的国家标准，对电子文件管理提出了明确的原则和要求。各企业和机构应严格按照该标准的要求，加强文件管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全性和完整性。