DB44/T 1315-2014《物业服务 档案管理规范》

DB44/T 1315-2014《物业服务 档案管理规范》基本信息

标准号：DB44/T 1315-2014

中文名称：《物业服务 档案管理规范》

发布日期：2014-04-18    

实施日期：2014-07-18

发布部门：广东省质量技术监督局    

DB44/T 1315-2014《物业服务 档案管理规范》介绍

广东省质量技术监督局于2014年4月18日发布了《物业服务 档案管理规范》（DB44/T 1315-2014），并于同年7月18日正式实施。

一、标准概述

《物业服务 档案管理规范》（以下简称“本标准”）旨在规范物业服务档案的管理，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。本标准适用于广东省内各类物业服务企业，包括住宅小区、商业楼宇、公共设施等的物业管理。

二、档案管理基本原则

本标准明确了档案管理的基本原则，包括：

1、完整性原则：要求物业服务企业的档案应全面反映物业服务的各个方面，包括服务合同、服务记录、费用收据等。

2、准确性原则：要求档案中的内容真实、准确，不得有虚假记载。

3、可追溯性原则：要求档案的记录应具有可追溯性，方便查询和核对。

4、保密性原则：要求档案管理应严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。

三、档案分类与保管

本标准对档案的分类和保管提出了具体要求：

1、档案分类：根据档案的性质和用途，将档案分为合同类、服务记录类、财务类、设备设施类等。

2、档案保管：要求物业服务企业应建立健全档案保管制度，明确档案的保管场所、保管期限等。

四、档案的收集与整理

本标准对档案的收集和整理提出了明确要求：

1、档案收集：要求物业服务企业应及时收集各类档案资料，包括合同、服务记录、设备维护记录等。

2、档案整理：要求物业服务企业应对收集到的档案进行分类、编号、归档等整理工作，确保档案的整齐有序。

五、档案的查阅与利用

本标准对档案的查阅和利用提出了以下要求：

1、查阅权限：明确了档案查阅的权限范围，包括企业内部员工、业主、政府监管部门等。

2、查阅程序：要求物业服务企业应建立档案查阅的程序，包括申请、审批、登记等环节。

3、利用规范：要求档案查阅者应按照规定使用档案，不得擅自复制、传播档案内容。

六、档案的更新与销毁

本标准对档案的更新和销毁提出了具体要求：

1、档案更新：要求物业服务企业应及时更新档案，确保档案内容的时效性和准确性。

2、档案销毁：要求物业服务企业应按照规定程序对不再需要保存的档案进行销毁处理，防止档案信息泄露。

七、监督与责任

本标准明确了档案管理的监督和责任：

1、监督机制：要求物业服务企业应建立健全档案管理的监督机制，定期检查档案管理情况。

2、责任追究：要求对于违反档案管理规定的行为，应依法追究相关责任人的法律责任。

《物业服务 档案管理规范》的发布和实施，对于规范物业服务行业、提高服务质量、保障居民权益具有重要意义。