GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》

GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》基本信息

标准号：GB/T 31913-2015

中文名称：《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》

发布日期：2015-09-11    

实施日期：2016-05-01

发布部门：中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会    

提出单位：国家密码管理局    

归口单位：国家密码管理局    

起草单位：江苏省委办公厅、南京大学

起草人：石进、包丰、姚思远、王平、吴宇浩、金灿、王倩、刘悦琦    

中国标准分类号：L73信息处理系统设计与文件编制

国际标准分类号：35.080软件开发和系统文件

GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》介绍

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会联合发布了GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》。本标准自2016年5月1日起正式实施，为文书类电子文件的管理和使用提供了标准化的指导。

一、标准概述

本标准旨在为文书类电子文件的形成与办理系统提供一套通用的功能要求。它涵盖了电子文件的创建、编辑、存储、传输、检索、归档以及安全保障等方面，旨在确保电子文件在生命周期内的完整性、可用性和合法性。

二、功能要求详解

1、系统功能框架

本标准规定了电子文件形成办理系统应具备的基本功能框架，包括但不限于用户管理、文件管理、流程管理、安全保障等模块。这些模块共同构成了系统的基础架构，确保电子文件的有效管理和使用。

2、用户管理

在用户管理方面，标准要求系统能够实现用户身份的认证、权限的分配以及操作的审计。这有助于确保只有授权用户才能访问和操作电子文件，同时记录用户的操作行为，为后续的审计和追踪提供依据。

3、文件管理

文件管理是电子文件形成办理系统的核心功能之一。标准规定系统应支持电子文件的创建、编辑、版本控制、标记和分类等功能。系统还应提供文件的检索和预览功能，方便用户快速定位和查看所需文件。

4、流程管理

流程管理功能要求系统能够支持电子文件的办理流程，包括审批、流转、归档等环节。系统应提供灵活的流程配置工具，以适应不同组织和业务的需求。

5、安全保障

安全性是电子文件管理的重要方面。本标准对系统的安全保障提出了具体要求，包括数据加密、访问控制、审计日志、异常检测等。这些措施有助于保护电子文件不被未授权访问、篡改或丢失。

三、实施意义

实施本标准对于提高电子文件的管理效率、保障信息安全、促进业务流程的规范化和自动化具有重要意义。它不仅有助于减少纸质文件的使用，降低资源消耗，还能提高文件处理的速度和准确性，从而提升整体工作效率。